Vertrouwenscommissie
Algemeen
Op 31 januari 2005 heeft het toenmalige bestuur in een brief de leden laten weten tot het instellen van een vertrouwenspersoon over te gaan. In 2013 is deze functie uitgebreid naar 2 personen.
Zij worden door het bestuur benaderd, voorgesteld op de ledenvergadering en vervolgens door het bestuur geïnstalleerd. Eén keer per jaar vindt overleg plaats tussen het bestuur en de vertrouwenscommissie.
Taken van de vertrouwenscommissie
a. Het doorlopen van de procedure voor kandidaat-leden. De bevindingen van de screening gaan schriftelijk naar de secretaris.
b. Voor vragen, klachten en problemen kunnen leden in vertrouwen bij de commissie terecht.
c. Ondersteuning van de vice-voorzitter bij het protocol lief en leed.
Zittingsduur
De vertrouwenspersoon wordt voor 3 jaar benoemd.
In verband met de continuïteit wordt alternerend afgetreden.
Bij tussentijds terugtreden kan een vertrouwenspersoon, om haar moverende redenen en na overleg met het bestuur haar taak binnen een afgesproken termijn beëindigen of het bestuur kan, om haar moverende redenen en na overleg met de vertrouwenspersoon de taak van de vertrouwenspersoon binnen een redelijke termijn beëindigen.
Het bestuur benadert hierna een ander lid en na wederzijds akkoord wordt dit lid, binnen een korte termijn, aangesteld als vertrouwenspersoon.
Procedure aanmelden kandidaat – leden
• Kandidaat-leden worden door een probuslid voorgedragen bij de secretaris.
• Dit dient schriftelijk te geschieden.
• De secretaris meldt het kandidaat-lid aan bij de vertrouwenscommissie.
De aanmelding dient voldoende gegevens over het kandidaat-lid te bevatten,
zodat de vertrouwenscommissie met die informatie het onderzoek kan starten.
Profielschets:
• kandidaat-leden dienen te passen in de cultuur van de club
2
Criteria:
• diversiteit van beroepen, culturen en achtergronden
• spreiding sociale en maatschappelijke functies
• spreiding van leden over de Westlandse regio
Basis gegevens over het kandidaat-lid:
a. Naam, leeftijd, adres
b. Burgerlijke staat
c. Opleiding, beroep
d. Sociale en maatschappelijke functies
e. Interesses, voor zover bekend
f. Hobby’s, voor zover bekend
g. Overige informatie, van belang voor een mogelijk lidmaatschap
Het lid, dat het kandidaat-lid voordraagt dient zich er van bewust te zijn, dat bescherming van de privacy van het voorgedragen kandidaat-lid van groot belang is.
In verband met de bezwarenprocedure is het wenselijk dat het kandidaat-lid niet op de hoogte is van de voordracht. zodat bij een eventuele afwijzing de persoon in kwestie geen schade kan worden berokkend.
Taak/werkwijze Vertrouwenscommissie en bestuur
Na een schriftelijke ontvangst van de secretaris voor een voordracht van een
kandidaat-lid neemt de vertrouwenspersoon contact op met het lid, dat het kandidaat-lid heeft voorgedragen en bespreekt met het lid het Curriculum Vitae van de betreffende kandidaat.
De vertrouwenspersoon gaat er van uit, dat dit kandidaat-lid niet op de hoogte
is van de voordracht.
• Na afronding van een gedegen onderzoek, meldt de vertrouwenspersoon haar bevindingen aan de secretaris.
• Het bestuur neemt een besluit over de voordracht van het kandidaat-lid. Bij een positief besluit van het bestuur, wordt het Curriculum Vitae door de secretaris voorgelegd aan de leden.
• Op de twee komende bijeenkomsten ligt de voordracht ter inzage en vergezeld van een parafenlijst, af te tekenen door de leden.
De voorzitter deelt de leden mee, dat elke kandidatuur met grote voorzichtigheid dient te worden behandeld.
Als er na 2 bijeenkomsten parafen ontbreken, dan belt de vertrouwenspersoon de leden die nog niet getekend hebben en zorgt voor een wel/niet akkoordverklaring.
Bezwaar
De leden hebben gedurende 2 probusbijeenkomsten de gelegenheid om het CV in te zien, hun bezwaren kenbaar te maken aan de vertrouwenscommissie en indien gewenst, schriftelijk aan de secretaris.
3
Zijn er binnen 35 dagen na de eerste inzage-mogelijkheid geen bezwaren ontvangen, dan nodigt de secretaris het kandidaat-lid schriftelijk uit voor een eerste bijeenkomst van de Probusclub.
Bij een bezwaar overleggen bestuur en vertrouwenscommissie met het lid, dat het bezwaar heeft ingediend, alsmede met het voordragende lid.
Indien dit overleg niet leidt tot intrekking van het bezwaar beslist het bestuur.
Uitnodiging van het kandidaat-lid
Enige dagen na het verzenden van de uitnodiging neemt de vertrouwenspersoon telefonisch contact op met het kandidaat-lid en vraagt of deze op de uitnodiging in gaat. Tijdens dit gesprek zal worden afgetast of het kandidaat-lid geïnteresseerd is in de Probusclub en bereid zal zijn om te zijner tijd een functie te vervullen.
Wanneer het kandidaat-lid ingaat op de uitnodiging, informeert de secretaris het bestuur en het lid, dat het kandidaat-lid heeft voorgedragen.
Eerste en tweede bijeenkomst door het kandidaat-lid
Bij het eerste bezoek aan een bijeenkomst, wordt het kandidaat-lid verwelkomd en begeleid door de vertrouwenspersoon en/of het voordragend lid en wordt voorgesteld aan bestuur en leden.
Na de tweede bijeenkomst, kan het kandidaat-lid besluiten al dan niet lid te worden.
Tijdens deze reguliere bijeenkomsten wordt het kandidaat-lid vrijgehouden (bestuurskosten).
Toetreding door het kandidaat-lid
De vertrouwenspersoon informeert aan het einde van de tweede bijeenkomst bij het kandidaat-lid of deze het voornemen heeft tot de club toe te treden.
Zo ja, dan wordt het bestuur hiervan door de vertrouwenspersoon op de hoogte gesteld.
De voorzitter deelt op de eerstvolgende bijeenkomst aan de leden mee, dat het kandidaat-lid lid wordt van Probus Vrouwen Westland.
De datum van installatie wordt in overleg met het aspirant-lid door de secretaris vastgesteld.
Februari 2020 Mede ondersteund door de vertrouwens commissie.