Reglement Evenementencommissie
Aantal leden
De commissie bestaat uit 3 niet-bestuursleden (besluit jaarvergadering van 18 februari 2020)
Zittingsduur en procedure nieuwe leden
De zittingsduur van de commissieleden bedraagt 3 jaar.
Om continuïteit en opgedane ervaring binnen de commissie te waarborgen, treedt jaarlijks één commissielid af.
Aan de hand van de datum van het lidmaatschap en de beschikbaarheid, wordt een nieuw kandidaat lid door de commissie voorgedragen.
Na gezamenlijk overleg binnen de commissie en het bestuur en na het akkoord van de commissie en het bestuur, wordt het beoogde kandidaat-lid door het aftredende commissielid gevraagd en op de jaarvergadering voorgesteld.
Taak van de commissie
De commissie regelt tenminste 9 van de 12 bijeenkomsten, alsmede de extra 13e bijeenkomst in de vorm van een excursie/uitje in het voor- of in het najaar.
Eén bijeenkomst wordt ingevuld als een geheel verzorgde jaarlijkse uitgaansdag met een steeds wisselende locatie. Met wensen en mogelijkheden van de leden wordt rekening gehouden.
Het jaarprogramma dient tenminste één lezing van een clublid te bevatten.
Twee bijeenkomsten per jaar kunnen met partner/introduce worden bezocht, waarbij één van de twee bijeenkomsten door het bestuur wordt georganiseerd.
Indien een lezing/voordracht door omstandigheden geen doorgang kan vinden.
zal er altijd een ‘reserve’ evenement moeten zijn. Dit kan ook een lezing van één van de leden zijn.
Het bestuur organiseert en verzorgt de 3 overige bijeenkomsten t.w. de Kerstviering in december, de Nieuwjaarsbijeenkomst/-receptie in januari en de Jaarvergadering in februari.
Desgewenst en indien nodig biedt de commissie ondersteuning.
Werkwijze van de commissie
De commissie komt meerdere malen per jaar, in onderling overleg, en op willekeurige data bijeen.
2
De commissie verdeelt onderling de taken en stelt het bestuur op de hoogte wie, waarvoor, aanspreekpunt is.
De commissie legt het bestuur in september/oktober het programma voor het eerste halfjaar van het komend jaar voor. De data voor de bijeenkomsten worden door het bestuur vastgesteld, waarbij, behoudens hoge uitzondering wordt uitgegaan van de derde dinsdag van de maand. In verband met Prinsjesdag (3e dinsdag in september) wordt in die maand de bijeenkomst in principe een week vervroegd.
De datum, en eventueel het programma en de locatie voor de jaarlijkse uitgaansdag worden eveneens door de commissie voorgelegd aan het bestuur.
In een gezamenlijke bijeenkomst met bestuur en evenementencommissie wordt dit beoogde programma besproken en na goedkeuring, vastgesteld.
In maart/april vindt eveneens een bijeenkomst met bestuur en evenementencommissie plaats. Dan wordt het beoogde programma voor het tweede halfjaar voorgelegd, besproken en na goedkeuring, vastgesteld. Als in maart/april nog geen besluit is genomen over het programma van de jaarlijkse uitgaansdag wordt dit eveneens tijdens deze bijeenkomst besproken, goedgekeurd en vastgelegd.
De commissie begint met de werkelijke invulling en uitvoering van de programmaonderdelen na akkoord verklaring door het bestuur. Bij tussentijdse wijzigingen, problemen etc. vindt extra overleg met het bestuur plaats.
De commissie informeert het bestuur wie van de commissieleden coördinator is voor welk programmaonderdeel.
Communicatie
De data voor het komende jaar worden in december van het clubjaar door het bestuur gemeld aan De Boetzelaer en aan de leden. Dit zijn pro-forma data in verband met eventuele tussentijdse wijzigingen in het programma.
Eén daartoe aangewezen commissielid stelt de halfjaarlijkse programma’s, het programma voor de extra excursie/uitje en de uitnodiging met het programma voor de jaarlijkse uitgaansdag op schrift. Deze worden aan de secretaris gezonden, die ze vervolgens aan de clubleden doorstuurt.
Ieder commissielid, dat een lezing regelt (de coördinator), stelt een concept uitnodiging voor de leden van de club op en stuurt deze bij voorkeur 14 dagen voor de bijeenkomst naar de secretaris, die de concept uitnodiging vervolgens in definitieve vorm en voorzien van haar ondertekening aan de clubleden zendt.
De secretaris informeert tijdig De Boetzelaer wanneer en welke (audiovisuele) hulpmiddelen vereist zijn.
De commissie bevordert het aandragen door leden van ideeën/suggesties voor actuele onderwerpen voor lezingen. Deze worden, indien ze voldoen aan de doelstellingen voor een bijeenkomst, zoveel mogelijk gehonoreerd. Een map met mogelijke onderwerpen is in bezit van de commissie.
3
De commissie stimuleert de eigen clubleden een lezing te houden.
De Boetzelaer
De Boetzelaer is het domicilie van Probus Vrouwen Westland, voor de bijeenkomsten met lunch, de Kerstviering, de Nieuwjaarsbijeenkomst/-receptie en de jaarvergadering.
De prijs van de lunch, berekend door De Boetzelaer, is inclusief de zaalhuur en de aanwezige, beschikbare audiovisuele middelen.
De secretaris van het bestuur regelt de aan- en afmeldingen met De Boetzelaer.
Budget/Financiën
De commissie heeft jaarlijks een budget ter beschikking.
Uit dit budget wordt bekostigd:
• Eventuele (reis-) vergoeding door een gastspreker voor een lezing/voordracht.
Refererend aan andere Probusclubs wordt er in principe vanuit gegaan, dat een gastspreker een lezing/voordracht op de bijeenkomst of op locatie ‘ Pro Deo ’ geeft. Als dank wordt een attentie gegeven. Attenties voor de gastspreker hebben een maximum van € 25,- per bijeenkomst. Als wel een vergoeding wordt gevraagd, wordt in principe geen attentie gegeven.
Indien een reisvergoeding wordt gevraagd, wordt deze uit het budget betaald conform de ANWB routeplanner met een kilometervergoeding van € 0,20 per kilometer; wanneer de reisvergoeding erg hoog is, dan overlegt de commissie met de penningmeester.
De gastspreker wordt uitgenodigd voor de lunch. De kosten voor de lunch en consumpties van de gastspreker komen ten laste van het algemeen budget. De kosten voor eventuele extra gasten komen ten laste van het budget van de evenementencommissie.
De coördinator informeert van tevoren de secretaris en de penningmeester hoeveel gastpersonen deelnemen aan de lunch.
De attenties bij de Kerst-, Nieuwjaar- en Jaarvergadering worden bekostigd door het bestuur en komen ten laste van de algemene rekening.
Zowel de evenementencommissie als de penningmeester houden een mutatieoverzicht bij.
• Extra kosten voor de jaarlijkse uitgaansdag.
Alle clubleden betalen een redelijke eigen bijdrage voor de uitgaansdag, vast te stellen in overleg met het bestuur; het overige deel wordt bekostigd uit het budget van de evenementencommissie. Voor het busvervoer is een apart budget in de algemene begroting opgenomen.
4
• Als de 13de bijeenkomst een excursie is, dan wordt eveneens een passende bijdrage gevraagd. Partners en introducés betalen het volledige bedrag.
• Eventueel kosten of een aandeel in de kosten voor speciale bijeenkomsten met bijvoorbeeld een creatief of vormend karakter.
• Kilometervergoeding commissieleden. Een kilometervergoeding wordt vergoed voor het bezoeken van een locatie t.b.v. de jaarlijkse uitgaansdag, de extra excursie/uitje en een reguliere bijeenkomst op locatie.
De vergoeding is € 0,25 per gereden km. Parkeergeld wordt apart verrekend.
18 februari 2020
Dit reglement wordt mede ondersteund door de evenementencommissie